Большинство сотрудников воспринимает перемены в работе негативно, так как новый порядок требует дополнительных усилий на его выполнение. Как изменить настрой сотрудников? Один из способов – честно и подробно рассказать им о том, что и зачем вы планируете делать.

С древнейших времен люди с недоверием относятся ко всему новому. Раньше такой подход помогал выжить. Более осторожные не травились ядовитыми ягодами и не пропадали, уходя на поиски лучшей доли. Именно они передали эстафету жизни потомкам. Поэтому неудивительно, что сегодня любые изменения в работе компании поначалу встречают недовольство со стороны большинства сотрудников, которые стремятся сохранить все как есть. +

Действенный способ снизить сопротивление персонала – как можно быстрее честно и подробно рассказать о том, что планируется сделать. Отсутствие информации подстегивает воображение, и оно рисует картины, которые оказываются гораздо страшнее реальности. В ситуации информационного голода быстро распространяются слухи и сплетни, которые снижают производительность труда, подрывают престиж руководства и могут привести к оттоку кадров.+

Итак, вам нужно сообщить сотрудникам, что компания переходит на новый формат обслуживания клиентов, планирует автоматизировать производство, провести реструктуризацию или даже сократить часть персонала.+

Ниже приведем список шагов, которые помогут вам рассказать сотрудникам о планируемых переменах так, чтобы они их приняли:+

• Проанализируйте аудиторию

• Определите каналы передачи сообщения

• Выберите спикера

• Подготовьте текст

• Передайте сообщение сотрудникам

• Соберите обратную связь

Проанализируйте аудиторию

Разделите сотрудников на группы в зависимости от того, как изменения повлияют на каждого из них. Например, при сокращении персонала у вас получится 2 группы: те, с кем вы планируете расстаться, и все остальные.+

Помните, что своя рубашка ближе к телу, и сотрудников волнует не столько судьба компании, сколько собственная участь. Поэтому с каждой группой лучше взаимодействовать отдельно, подготовив для них разные ответы на вопрос: «А что теперь будет со мной?» Так сотрудникам, которые уходят, вы будете подробно рассказывать, какую поддержку в трудоустройстве им окажете, а остальных убеждать, что им уже ничего не грозит.+

Определите каналы передачи сообщения

Как бы активно ни развивались средства связи, никто еще не придумал более эффективного способа передачи информации, чем личная встреча. Этот канал позволяет не только лучше передать информацию, но и сразу оценить реакцию слушателей, ответить на вопросы и убедиться, что каждый понял то, о чем говорилось. Личная встреча особенно необходима, если вам нужно сообщить плохие новости, только так вы сможете продемонстрировать сопереживание и успокоить людей.+

Проведите общее собрание. Если это сложно сделать, так как сотрудников очень много или они трудятся в разных городах, можно передать информацию через видеообращение или непосредственных руководителей, с которыми перед этим стоит встретиться лично. Полезно использовать несколько разных каналов передачи информации. Так вы сможете повторять сообщение несколько раз, не опасаясь вызвать раздражение.+

В качестве дополнения к личной встрече хорошо подходит электронная почта. Отразите в письме все подробности, чтобы сотрудники могли в любой момент вернуться и перечитать информацию, если упустили какие-то детали. +

Письмо можно выслать и заранее (например, за полчаса до встречи) и попросить сотрудников ознакомиться. Так люди успеют осмыслить сообщение и сформулировать вопросы. Когда человек задает вопросы, он начинает думать. Поэтому, если собрание предполагает небольшое количество участников, попросите в письме каждого придумать минимум по три вопроса. Так сотрудники быстрее осмыслят полученную информацию.+

Рассылайте индивидуальные письма, чтобы показать свое участие, однако не используйте их в качестве единственного канала связи. Ваше сообщение может быть истолковано не так, как вы планировали. Помните: до 70% информации передается невербально.+

Выберите спикера

Логичнее всего, если о переменах будет сообщать руководитель, в чьей зоне ответственности они запланированы. Об изменениях условий труда или сокращении рассказывает директор по персоналу, об автоматизации – ИТ-директор, а если в компании планируется реструктуризация или смена направления развития, стоит передать слово генеральному директору.+

Главное, на что стоит обратить внимание: озвучивать новости лучше руководителю, которому сотрудники доверяют. Так люди быстрее поверят в необходимость и полезность перемен и перейдут от сопротивления к содействию.+

Хорошо, если есть возможность объединить усилия руководителя, PR-менеджера и HR-специалиста. В этом случае руководитель совместно с PR-менеджером готовит текст выступления, специалист по персоналу оценивает реакцию людей на грядущие перемены, а PR-менеджер анализирует эту информацию и думает, как строить коммуникации дальше.+

Подготовьте текст

Заложите на выступление от 10 до 30 минут (если планируется презентация). Сконцентрируйтесь на главном. После вашей речи каждый сотрудник должен понять: +

• что будет сделано;

• почему будет сделано именно так;

• какие были альтернативы и почему они не приняты;

• на кого конкретно повлияют изменения;

• как это отразится на сотруднике и его работе.

Подготовьте конкретную информацию об изменениях, которые планируются. Перечислите, что будет происходить шаг за шагом, называйте точные цифры и даты планируемых мероприятий. Старайтесь удалить из своей речи все неопределенные слова и фразы: примерно, через некоторое время, значительно, немного и т. д. Замените их на точную информацию, чтобы сформировать у сотрудников конкретные ожидания и повысить их уверенность в завтрашнем дне. Люди должны чувствовать: руководство знает, что делает, и все будет так, как вы говорите.

Сообщите причину и цель. Уделите внимание объяснению причин преобразований. Сотрудникам хочется услышать рациональное оправдание тем трудностям, через которые им предстоит пройти. Расскажите о проблемах, на устранение которых направлены изменения, и о том, какой ожидается результат после успешного внедрения новшеств. Сделайте акцент на преимуществах для каждого сотрудника. Перечислите, что конкретно им нужно для сделать, чтобы их получить.

Подготовьте ответы на возможные вопросы. Подумайте и перечислите вопросы, которые могут задать сотрудники после того, как вас выслушают. Попытайтесь придумать самые сложные и неудобные из них и подготовьте подробные ответы. Так у сотрудников будет меньше шансов застать вас в врасплох, и вам не придется краснеть, судорожно пытаясь придумать подходящий ответ. Конечно, вы не сможете предусмотреть все возможные вопросы, а на некоторые у вас пока не будет ответа. В этом случае не бойтесь говорить: «Я не знаю», однако обязательно добавляйте, когда именно сможете ответить. Покажите, что записываете вопросы, чтобы сотрудники верили в реальность вашей поддержки.

Передайте сообщение сотрудникам

Во время выступления обратите внимание на следующие особенности подачи информации. +

Говорите об изменениях как о свершившемся факте. Не давайте сотрудникам надежды, что все это может не произойти. Только окончательно осознав неотвратимость перемен, люди будут готовы принять их и начать адаптироваться к новым условиям.

Повторяйте, повторяйте и повторяйте. Это ключевой момент в информировании сотрудников, особенно когда вы сообщаете плохие новости. Люди под влиянием нахлынувших эмоций могут пропустить важную часть сообщения или отсеять сведения, которые они не готовы услышать. Поэтому повторяйте информацию, которую хотите донести, пока не достучитесь до каждого. Уделите внимание ключевым деталям несколько раз в ходе речи, а потом используйте другие каналы связи, чтобы закрепить результат. Если вам нужна гарантия, получите от сотрудников письменное подтверждение, что они поняли, какие перемены их ждут. Перед тем как поставить свою подпись, люди обычно больше внимания уделяют изучению полученной информации.

Соберите обратную связь

Сотрудникам нужно время, чтобы переварить полученную информацию. Поэтому продумайте каналы, по которым они смогут высказать свои предложения, сомнения и задать вопросы. Найдите способ выслушать. Лучше всего подходят беседы один на один, но можно использовать и другие подходы, такие как командные встречи или открытые форумы. +

Вовремя полученная обратная связь поможет оценить эффективность коммуникаций и скорректировать дальнейшее общение. Особое внимание уделите взаимодействию с неформальными лидерами. Выявите людей, которые влияют на мнение коллектива, и поработайте с ними индивидуально, чтобы переманить на свою сторону. Уделите время, чтобы подробно рассказать им, в чем польза планируемых изменений, ответить на все вопросы и развеять сомнения. Если неформальные лидеры относятся к изменениям негативно, они потянут за собой остальных. Когда же хотя бы некоторые из них станут поддерживать перемены, продвигать изменения станет гораздо проще. +

Не останавливайтесь на достигнутом, продолжайте оперативно рассказывать сотрудникам о ходе перемен и тех результатах, которых удается получить. Так вы поможете людям сохранить уверенность и начать быстрее адаптироваться к новой реальности. Однако люди охотнее соглашаются на изменения, если поучаствовали в их разработке.

< Предыдущая		Следующая >